SOOP czyli system okresowej oceny pracowników, to zbiór procesów i towarzyszących im procedur służących do cyklicznej, regularnej i wystandaryzowanej oceny wyników pracy oraz kompetencji pracowników. W odniesieniu do wyników pracy chodzi o ustalenie, w jakim stopniu pracownicy spełnili wcześniej założony plan, normy i standardy w stosunku do zleconych im zadań, a w odniesieniu do kompetencji chodzi o ustalenie, czy sposoby działania towarzyszące wykonywanej przez nich pracy i relacjom ze środowiskiem zawodowym są zgodne z kulturą organizacyjną i oczekiwaniami ze strony firmy.

Podstawą SOOP są:

opis stanowiska pracy zawierający cel stanowiska, podstawowe zadania do niego przypisane, obowiązki i odpowiedzialność, a także określający kompetencje niezbędne do poprawnego realizowania danej funkcji

dokumenty zwierające ustalenia w zakresie planowanych zadań na dany okres oraz poprawy / rozwoju kompetencji; dokumenty te powinny zwierać mierzalne wskaźniki stanowiące podstawę oceny stopnia realizacji założonych planów (wyniki pracy/kompetencje).

Oprócz oceny wyników pracy oraz poziomu prezentowanych kompetencji celem SOOP jest ustalenie planów rozwojowych pracownika zarówno w odniesieniu do poprawy aspektów niezadawalających, jak i wykorzystania potencjału. W zakresie określania potencjału w SOOP należy zastosować dodatkowe metody poza klasyczną oceną okresową bazującą na arkuszu ocen oraz obserwacji. Klasyczna metoda SOOP jest przede wszystkim poświęcona ocenie retrospektywnej, czyli dotyczącej oceny wyników i kompetencji pracownika w minionym okresie podlegającym ocenie. W przypadku włączenia w SOOP innych metod poza klasyczną, czyli np. metody AC (zintegrowanej oceny sytuacyjnej) czy 360 st., zakres funkcji i oddziaływania SOOP znacznie się poszerza obejmując także pełną ocenę potencjału zawodowego i planowanie rozwoju pracowników.

Warunki konieczne do efektywności SOOP

SOOP musi być zawsze połączony z systemem wynagrodzeń oraz z systemem rozwoju zawodowego; razem tworząc tzw. systemowy triumwirat ZZL zamieniają się w system rozwoju zawodowego i system motywacji zawodowej

SOOP musi być praktycznie potrzebny menedżerom, którzy go stosują

SOOP musi być rozpatrywany w kontekście zmieniających się w trakcie trwania okresu oceny warunków i sytuacji

SOOP musi być oparty na precyzyjnych miarach - wskaźnikach dla wyników pracy oraz wskaźnikach dla kompetencji

SOOP musi być oparty na dialogu, obopólnej wymianie opinii, uzasadnień, argumentów, odczuć i ocen między zwierzchnikiem i przełożonym

SOOP musi wyniki pracy oceniać zarówno ilościowo, jak i jakościowo, a kompetencje tylko jakościowo

SOOP musi umieć łączyć efekt oceny wyników pracy z efektem oceny kompetencji bezpośrednio na poziomie jakościowych wniosków

SOOP musi wykorzystywać narzędzia poprawne technicznie i metodologicznie

SOOP musi wykorzystywać narzędzia, które są rozumiane i akceptowane

SOOP musi choć w części być zinformatyzowany

Elementy systemu okresowej oceny pracowniczej



powiększ

 

Podstawowe cechy charakterystyczne okresowej oceny pracowników można sprowadzić do kilku poniższych punktów:

jest procesem – jest zatem działaniem ciągłym i regularnym, realizowanym cyklicznie w określony sposób i prowadzącym do konkretnych rezultatów

jest wykonywana w kontekście realizowania przez pracownika obowiązków zawodowych wpisanych w jego stanowisko pracy i jego środowisko (kontekstem oceny jest codzienna praca i jej otoczenie)

odnosi się do wyników pracy i kompetencji

odnosi się do okresu minionego (ma charakter retrospekcyjny) i jest jego podsumowaniem

ocenia stan, będący efektem współdziałania zarówno czynników wewnętrznych, którymi charakteryzuje się pracownik, jaki i czynników zewnętrznych oddziałujących na styl i poziom jego funkcjonowania (ocenia pracownika w relacji z jego naturalnym środowiskiem pracy; ocenia faktyczny poziom prezentowania kompetencji w codziennej pracy)

dzieli się na dwa zasadnicze etapy – systematyczną obserwację pracowników w okresach podlegających ocenie i rejestrację najważniejszych wniosków oraz okresowe, regularne spotkania oceniające poświęcone podsumowaniu uprzednio poczynionych obserwacji i przekazaniu ich w postaci oceny rocznej, jej uzasadnienia, a także ustaleniu wymagań i oczekiwań na kolejny oceniany okres

jest sformalizowana i wykonywana z wykorzystaniem wystandaryzowanych w ramach organizacji metod i narzędzi – ocena odbywa się według tych samych zasad i wobec tych samych kryteriów w całej organizacji i jest szczegółowo udokumentowana

jest wykonywana tylko przez osoby mające z ocenianym kontakt wynikający z realizacji jego obowiązków zawodowych wpisanych w stanowisko pracy (najczęściej jest to zwierzchnik, ale w zależności od stosowanej metody mogą to być również współpracownicy, a także klienci i kontrahenci)

jest to rozwiązanie wpisane w system ZZL – oznacza to, że osiągnięty w tym działaniu rezultat jest wykorzystywany przez wiele narzędzi i działań w zakresie całego systemu ZZL

 

Przebieg jednego cyklu oceny okresowej. RO oznacza rozmowę oceniającą
 


powiększ


Doradztwo w zakresie SOOP może obejmować
   wszystkie poniższe elementy lub tylko wybrane.
   Oferta jest w pełni elastyczna.

 

1. Opracowanie kompletnego modelu kompetencji
wybór schematu do opisu modelu kompetencji
dobór i definiowanie kompetencji
operacjonalizacja, czyli definiowanie wskaźników kompetencji
2. Wykonanie kompetencyjnych opisów stanowisk pracy, czyli przypisywanie stanowiskom poszczególnych kompetencji, których wymagają, ewentualnie różnicowanie kompetencji względem stanowisk pracy za pomocą wag.
3. Wybór metody oceny kompetencji
klasyczna metoda oceny okresowej
metoda obserwacji uczestniczącej
metoda sytuacyjna typu AC
ocena wykonywana jedynie przez zwierzchnika

ocena wykonywana przez zwierzchnika i pracownika  (samoocena)
ocena wykonywana przez różne osoby (oceny typu 360 stopni)
ocena wartościująca
ocena obserwacyjna (rozwiązanie rekomendowane).

4. Przygotowanie narzędzia do oceny okresowej pracowników i zasad przeprowadzania oceny.
W ofercie znajdują się trzy autorskie narzędzia oceny oparte na arkuszach obserwacyjnych wykorzystujące różne rodzaje skal. Istnieje również możliwość zamówienia własnego, indywidualnego rozwiązania w tym zakresie.
5. Ustalenia zasad oceny, sporządzenie regulaminu SOOP.
6. Wybór modelu analizy / interpretacji wyników oceny.
7. Przygotowanie szkoleń dla użytkowników systemu z zakresu zasad SOOP w tym:
obsługi narzędzia oceny i zasad formułowania wniosków z oceny
zasad przygotowania i prowadzenia rozmowy oceniającej.
8. Przygotowanie wytycznych do kampanii informacyjnej przed drożeniem SOOP lub jego rewizją.
9. Pilotaż SOOP i korekty po pilotażu.
10. Przygotowanie wytycznych do procesu tworzenia aplikacji IT wspomagających SOOP.

Wszystkie projektowane systemy ocen oparte są o założenia ModeluS© (więcej w modele kompetencji i opisy stanowiska pracy lub w: ModelS©.